پنج توصیه برای ارتباط با کارمندان در طول بحران
هر سرگروهی میداند که برقراری ارتباط در طول یک بحران ضروریست. وقتی سرگروهها با شفافیت، همدل و یا با لحن اضطرار ارتباط برقرار میکنند، این امر کمک میکند تا افراد بتوانند خود را با وضعیت نابسمانی که بحران به همراه دارد، تطبیق دهند. لحن اضطرار باعث میشود افراد تشویق به تصمیمگیری سریع برای به حداقل رساندن آسیب شوند. شفافیت باعث میشود اعتماد به سرگروه افزایش پیدا کند و نشاندهنده احترام به کارمندان است؛ چرا که بطور غیر مستقیم آنها را قادر به رسیدگی مسائلی میدانیم که با آنها در میان گذاشته میشود. ابراز همدلی و امید میتواند توانایی رشد و پیشرفت را در مواجهه با چالشهایی که پیش روست افزایش دهد.
حال در ورای این پیشنهادات مقدماتی، تحقیقاتی علمی درباره این مسئله وجود دارند که در طول بحران، درباره چه مسائلی با کارمندان ارتباط برقرار کنیم؟ به عنوان نمونه، بیشتر مدیران نمیتوانند به این سؤال پاسخ دهند: حال که چند ماه هست که در بحران به سر میبریم، کارمندان شما چه حسی به عملکرد سازمان شما نسبت به همهگیری ویروس کرونا دارند؟
برای کمک به سرگروهها و برای بهبود بخشیدن به برقراری ارتباط آنها، نرمافزار تاینیپالس یک ارزیابی با دوازده سوال طراحی کرد تا میزان رضایت کارمندان را از نحوه تعامل شرکت با آنها در طول بحران کووید 19 اندازهگیری کند. و فاکتورهایی را ارائه دهد تا موجب یک حرکت مثبت در این شرکتها شود. ما این ارزیابی را برای ده شرکت سودآور، داوطلبانه (غیرسودآور) و دولتی ارسال کردیم و از 24 مارچ تا 22 آوریل 830 پاسخ دریافت کردیم.
پنج مسئله در رابطه با سرگروهها وجود داشت که در ادامه، آنها را به ترتیب اهمیت (نزولی) لیست میکنیم. اهمیت این موارد با توجه به تأثیر آنها بر میزان رضایت کارمندان از کارورزان خود در رابطه با ارتباط با آنها در دوران همهگیری است.
1. مرتب ارتباط برقرار کنید
بیشتر سرگروهها بیشتر از آن چه که فکر میکنند نیاز است باید با نیروهای خود ارتباط برقرار کنند. برقراری ارتباط مداوم باعث میشود ترس و تردید کاهش یابد و اطمینان میدهد که کارمندان پیام سرگروه را شنیدهاند. حال ممکن است که سرگروهها از تکرار یک پیام برای آنها خسته شوند اما آنها باید بدانند که کارمندان بایستی یک پیام را چندین بار بشنوند. افراد مختلف ممکن است لازم باشد پیام را به طرق مختلف و از کانالهای متفاوت بشنوند.
زمانی که بسیاری از افراد خبرهای بد و نتایج منفی را تجربه میکنند که مربوط به عملکرد آنها نیست، سرگروه بایستی به آنها نیمه پر لیوان را نشان دهد و توجه آنها را به نقاط قوت جلب کند. همینطور میتوانند تأثیر اخبار بد را اینطور خنثی کنند که به کارمندان یادآور شوند که چگونه در گذشته با چالشهای زیادی مواجه بودند اما شرکت در نهایت همه آن چالشها را پشت سر گذاشت.
نحوه برقراری ارتباط سرگروهها میتواند میزان تعهد کارمند به شرکت را تعیین کند. یکی از کارمندانی که مورد ارزیابی قرار گرفته بود، گزارش داده بود که، “علیرغم تمام چالشهایی که همهگیری به بار آورده، تماسهای تلفنی سرگروه ما و اطمینان دادن به ما از این بابت که شرکت همواره پشت ما ایستاده، قابل توجه است. من حتی در شبکههای اجتماعی راجع به این مسئله به دیگران فخر میفروختم تا مردم اطلاع پیدا کنند که شرکت ما هنوز استخدام دارد و این شرکت همان شرکتی است در چنین وضعیتی همه میخواند برای آن کار کنند.”
2. یک کانال امن برای دریافت بازخوردها ایجاد کن
به انتقادی که از یک کارمند ناراضی دریافت کردیم توجه کنید: “اکثر اطلاعات کامپیوتر من امنیت ندارد. اطلاعات همیشه از آن خارج میشود. نمیدانم که این ناامنی از جانب شرکت است و یا کسانی هستند که اطلاعات شخصی مرا در اختیار شرکت قرار میدهند. در هر صورت اطلاعات شخصی هرگز امنیتی ندارند.” کارمندان بایستی بتوانند نگرانیهای خود را بدون ترس از توبیخ به سرگروه خود اعلام کنند. سرگروههای شرکت باید کانالهایی را برای بازخورد نیروها ایجاد کنند و تأکید کنند که چقدر شنیدن نظرات و بازخورد نیروها برای آنها مهم است. برای مثال ممکن است شرکتها برای برقراری ارتباط راههایی از این قبیل را پیشنهاد کنند: مراجعه به دیگر نیروها، صحبت کردن با سرگروه ارشد، ارجاع مسئله به یک ملاقت رو در رو با مدیر و گذاشتن یک کانال انتقادات و پیشنهادات برای ارتباط به صورت ناشناس.
داشتن حق انتخابهای گوناگون برای برقراری ارتباط مهم است چرا که افراد مختلف ممکن است با توجه به رابطهای که با مدیر و سرگروه خود دارند، هر یک روشی مختلف برای بیان نظرات خود انتخاب کنند. و این حق انتخاب باعث میشود که آنها به یکی از روشها نظر خود را بیان کنند که این کار باعث میشود که رضایتمندی آنها از شرکت افزایش پیدا کند.
در نهایت هم سرگروهها باید به صورت دورهای آن چیزی که از بازخوردها دریافت میکنند را گزارش دهند. به اشتراک گذاشتن نگرانیها، سؤالها و رسیدگی به آنها باعث میشود اعتماد نیروها به مدیریت در مواقع بحران افزایش پیدا کند. (اعتمادی که احتمالاً بعد از بحران نیز ادامه پیدا خواهد کرد.)
3. به کارمندان کمک کنید تا در خانه به صورت کارآمد کار کنند
کارمندانی که احساس میکنند هر آنچه که به آن برای موفق بودن احتیاج دارند را زمانی که دورکاری میکنند دارا هستند، رضایت بیشتری از عملکرد کلی شرکت خود نسبت به همهگیری دارند.
اگر شرکتی بخواهد که ثمردهی خود را در طول همهگیری حفظ کند، بهتر است سرمایه خود را صرف تجهیزات مربوط به دورکاری کند. برای بسیاری از کارمندان، اگر همان امکاناتی که در اداره در اختیار دارند، در محیط خانه داشته باشند، میتواند برای آنان بسیار کمککننده باشد و کارآمدی آنها را حفظ کند. همانطور که یکی از افراد در ارزیابی بیان کرده بود که “از آنجایی که ما قادر نبودیم تا تمام وسایل مربوط به کارمان را به خانه بیاوریم، چالشی پیش رو داشتیم که بایستی تغییرات لازم را ایجاد میکردیم تا بتوانیم در همان سطح قبل این بار در یک محیط جدید به کار خود ادامه دهیم.”
برای بسیاری از نیروها نیز زمان برگزاری جلسات با توجه به وضعیت خانواده و مراقبت از فرزندان در این دوران چالش برانگیز است. اما چالش دیگری در این حوزه وجود دارد و آن این که بسیاری با دورکاری و زیاد نگاه کردن به صفحات کامپیوتر و موبایل، بیشتر از قبل احساس خستگی از کار دارند. برای مواجه نشدن با این چالش بسیاری از مدیران ترجیح میدهند به جای برگزاری جلسات تصویری آنلاین، از تماس تلفنی برای صحبت با یک یا چند نفر استفاده کنند.
بیشتر بدانید: با یک ترفند ساده، کارهای روزانه خودت رو اولیتبندی کن
4. نگرانی بابت امنیت شغلی
قابل درک است که افراد نگران کار خود باشند. با توجه به این مسئله، سرگروهها و مدیران همواره بایستی به نیروهای خود اطمینان دهند که موقعیت شغلی آنها در خطر نیست. و اگر موقعیت شغلی آنها در خطر است بایستی در کوتاهترین زمان ممکن به آنها آنچه لازم است گفته شود تا بتوانند برای خود برنامهریزی کنند. برای مثال شرکت Airbnb تعدیل نیروی بسیار بالایی انجام داد و این خبر تلخ را در وقت خود و به بهترین وجه به کارمندان خود داد.
5. برای آینده برنامهای تهیه کنید
این مورد مربوط به نگرانی کارمندان درباره شغلشان است. با توجه به بحرانی در آن به سر میبریم، جای تعجبی نیست که بسیاری از افراد نگران آینده شرکت خود باشند و چشم به سرگروههای خود داشته باشند. بنابراین هر وقت توانستید بر روی مسائلی که برای شرکت موفقیتآمیز بوده تأکید کنید. علاوه بر این سعی کنید هر چه میتوانید درباره استراتژی و برنامه خود برای آینده با کارمندان خود به اشتراک بگذارید. و حتما کارمندانی که بیشتر از دیگران برای نجات پیدا کردن شرکت تلاش میکنند را به خاطر بسپارید؛ چرا که باعث ایجاد موجی از تأثیر مثبت خواهد شد.
با توجه به سرعت و وخامت این همهگیری که زندگی شخصی و کاری بسیاری از افراد را تغییر داده، افراد بیش از پیش به سرگروهها و مدیران خود برای حمایت و راهنمایی نیاز دارند. به عنوان یک سرگروه آنچه که میگویید و آنطور که عمل میکنید نقش مهمی در شرکت شما در طول این دوران سخت و بعد از آن خواهد داشت.
ترجمه اختصاصی
دیدگاهتان را بنویسید