با یک ترفند ساده، کارهای روزانه خودت رو اولیتبندی کن
فراگیری ویروس کرونا بسیاری از ما را مجبور کرده تا مدام در حال اولویتبندی کارها و مسئولیتهایمان بر اساس ضرورت آنها باشیم. حالا این فعالیتها میتواند مواردی مثل تجربه دورکاری با تیم کاری، تلاش برای حفظ و جذب مشتری و یا بالا بردن عرضه برای برآورده کردن تقاضا باشد. اما اینها همگی مربوط به کار هستند. از طرفی در خانه نیز همواره چالشهای زیادی را ساماندهی میکنیم، مثلا فعال بودن در کارهای خانه، مراقبت از کسانی که دوستشان داریم و در نهایت اینکه تمام تلاش خود را برای سلامتی خودمان داشته باشیم. حالا همانطور که برای فعالیتهایمان نیازمند یک روند مرتب هستیم، بایستی برنامهای برای انجام آنها نیز داشته باشیم.
افراد معمولا تا صحبت از داشتن برنامه میشود به وجد میآیند، ولی نمیدانند که چطور و از کجا شروع کنند. دوایت آیزنهاور ژنرال جنگ جهانی دوم و رئیسجمهور سابق ایالات متحده در خصوص داشتن برنامه روی دو معیار تمرکز داشت: “اهمیت” و “ضرورت”. استفان کاوی با استفاده از این دو معیار، یک ماتریس را معرفی کرد که میتواند در شرایط فعلی به کار گرفته شود. روی یکی از محورهای این ماتریس پارامتر “اهمیت” و روی محو دیگر پارامتر “ضرورت” قرار دارد. زمانی که میخواهید کارهای خود را اولویتبندی کنید، این ماتریس به شما کمک میکند تا تصمیم بگیرید چه زمانی کاری را محول کرده، به تعویق انداخته و یا بیخیال شوید تا بتوانید روی اساسیترین کارهای خود تمرکز کنید.
با این مقاله همراه باشید تا ترفند ساده برنامه ریزی را باهم مرور کنیم.
چگونه اولویتبندی کنیم
برای شروع لیست جامعی تهیه کنید از کارهایی که قصد انجام آنها را دارید که میتواند کارهای بسیار مهم روزانه شما تا کارهایی که شبها شما را بیدار نگه میدارند را شامل شود. تمام کارها را از ذهن خود به روی کاغذ انتقال دهید. اگر لیست کردن تمام کارها برایتان سخت بود، میتوانید این کارها را به این صورت دستهبندی کنید که مثلا کارهای مربوط به فلان پروژه، تیم و یا کارهای مرتبط با خانواده، کار، خانه.
سپس دو محور اهمیت و ضرورت را برای خود تعریف کنید. ابتدا بایستی توجه داشته باشید که چگونه اهمیت یک کار را تعیین کنیم. اهمیت یک کار با پارامترهایی مثل احتمال موفقیت، تأثیر، فایده، ارزش انجام کار، هزینه، ریسک و این که آیا “باید” آن کار را انجام دهیم یا “بهتر” است آن کار را انجام دهیم، تعیین میشود. سپس باید در نظر بگیریم که ضرورت به چه صورت تعیین میشود؛ که میتواند به صورت زمانی (مثلاً امروز صبح، تا آخر روز، این هفته، این ماه)، دستآوردی، مزایای انجام کار و یا به تأخیر انداختن آن تعیین شود.
در نهایت کافیست که کارهای خود را روی ماتریس قرار دهید. در بالای سمت راست، کارهایی را که مهم و ضروری هستند را قرار خواهید داد. این کارهای مهم بایستی در اسرع وقت انجام شوند. به جای صحبت درباره این کارها بایستی آنها را بارها و بارها انجام داد و مستقیماً به آنها رسیدگی کرد. این کارها ممکن است کارهایی از قبیل مشکلات اساسی مشتریان یا فرجه لیست کالاهای تولیدکننده یا کارهایی باشند که قرار بوده هفته قبل انجام شوند و در حال حاضر هم ضروری و هم مهم هستند.
اولویتبندی زمانی که کارهای زیادی قرار است انجام دهید
یک ماتریس 2*2 که به شما برای تصمیم گیری کمک میکند.
| ضرورت بیشتر | ضرورت کمتر | |
|---|---|---|
| اهمیت بیشتر | همین الان انجامش بده | به یکی دیگه محول کن |
| اهمیت کمتر | تعیین زمان مشخص انجام | بیخیالش شو، به تعویق بندازش |
گوشه سمت چپ بالا برای کارهاییست که مهم هستند اما ضروری نه. این کارها برای رسیدن شما به هدفتان اساسی هستند اما نیازی نیست که فوراً آنها را انجام دهید. برای اینکه این کارها را فراموش نکنید، یک زمان خاص برای انجام آنها و یا یک فرجه برای آنها تعیین کنید. ممکن است لازم باشد که یک برنامه برای تـعادل این کارها در آینده داشتـه باشیم. چــرا که اگر این کارها نادیده گرفته شوند، در طول زمان میتوانند از کارهای مهم با ضرورت کم تبدیل به کارهایی مهم و ضروری شوند.
گوشه پایین سمت راست مربوط به کارهای ضروری است که از اهمیت کمتری برخوردار هستند. این کارها نقش اساسی در رسیدن شما به هدفتان ندارند اما میتوانند فرصتهای خوبی برای کار تیمی و قدرتمند شدن شما در مسیر باشند. شما میتوانید این فعالیتها را به صورت انفرادی و خودمختار و یا به وسیله ایجاد پروژه برای دیگران و ایجاد زمینه موفقیت برای آنها انجام دهید. این کارها اغلب به راحتی با کمک دیگران حل میشوند.
در نهایت گوشه پایین سمت چپ مربوط به کارهایی هستند که اهمیت و ضرورت کمتری دارند. بایستی راهی برای خاتمه دادن به این کارها پیدا کنید. برای شروع تمامی کارهای عقبافتاده را حذف کنید. برای بقیه کارها را با توجه به ارزیابی عواقب آنها تعیین کنید که آیا به تعویق انداختن آنها کار درستی خواهد بود یا نه. در ضمن بایستی بررسی کنیم که آیا میشود برخی از این کارها را با به سرعت انجام داد یا نه، به این صورت که کمترین تلاش ممکن را برای آن کار بکنیم.
اولویتبندی برای تیمها نیز صدق میکند
این ماتریس “اهمیت/ضرورت” میتواند برای تیمهایی که نظم و ساماندهی خود را از دست دادهاند نیز مفید باشد. تیم خود را به صورت مجازی و یا رو در رو دور هم جمع کنید و برای آنها درباره هر یک از چهار بخش این ماتریس با استفاده از ابزارهای دلخواهتان توضیح دهید.
اگر باز هم لیست کارهای تیم غیرممکن به نظر میرسد، این بار فقط کارهایی را یادداشت کنید که واضح است برای تیم قابل انجام است. کارهایی که از کنترل تیم خارج است اما تیم میتواند روی آن اثرگذار باشد را در دستور کار قرار دهید تا کمی آن کارها را رو به جلو حرکت دهید. کارهایی که نه قابل انجام هستند و نه میتوان روی آنها اثرگذار بود را کنار گذاشته و صبر کنید تا شرایط مساعد برای انجام آنها فراهم شود.
این ماتریس را همواره در انجام کارهای روزمره، پروژهها و کار خودتان مورد استفاده قرار دهید تا به صورت پویا در ذهنتان بماند. با استفاده از ماتریس “اهمیت/ضرورت” میتوانید انرژی خود را روی اساسیترین کارها سرمایهگذاری کنید.
از سری مقالات Harvard business review
دیدگاهتان را بنویسید